Stressaa vähemmän, saa aikaan enemmän

13.03.2013 08:21

Haluaisitko vähentää stressiä ja ehtiä nauttia työsi tuloksista? Saat työpäivästä tehot irti, kun olet sekä oman osaamisesi että työtilanteesi herra.

Siihen vaaditaan sujuvia rutiineja, tilaa suunnittelemattomuudelle sekä sinnikkyyttä haastaa itsesi ideoimaan uutta.

Älä haaskaa jo käyttämääsi aikaa

925 Designin tutkimuksen mukaan 72 % toimistotyöntekijöistä ei suunnittele lainkaan työviikkojaan ja -päiviään. Työpäivänä sinkoillaan impulsiivisesti aikataulujen, tavoitteiden ja viestintävälineiden viidakossa.

Koulutuksesta puolestaan tullaan hakemaan tuoreita ideoita omaan työhön sekä varmistamaan, että oma osaaminen on ajan tasalla – mutta tärkein monesti unohtuu. ”Kokemuksemme mukaan moni unohtaa huolehtia siitä, että koulutuksen jälkeen todella ottaa käyttöön uudet ideat ja luo arkeen uusia toimintatapoja, joissa omaa osaamista hyödynnetään entistä paremmin”, sanoo Päivi Vuorimaa, Markkinointi-instituutin tulevaisuuden rakentamisen johtaja. ”Koulutukseen käytetty aika menee siis hukkaan.”

Miten siis edes voisi syntyä hyvää, kun tekemistä ei suunnitella eikä tehtyä hyödynnetä?

Heitä itsellesi pelastusrengas

Sekä koulutuksen oppien käyttöön ottamisessa että arkisten rutiinien muuttamisessa on vastuunsa esimiehellä ja yksilöllä itsellään.

”Esimiehen täytyy ottaa vastaan ideoita ja kehitysehdotuksia sekä pohtia yhdessä koulutukseen osallistuneen kanssa, miten niitä voitaisiin käyttää omassa organisaatiossa. Koulutukseen osallistuneen vastuulle jää kuitenkin tuoda koulutuksen opit sekä esimiehen että kollegoiden tietoon ja sinnikkäästi ajaa uudenlaisia toimintatapoja”, sanoo Vuorimaa. Vinkkimme siihen, miten oppia jaetaan työyhteisössä, löydät täältä.

Hyvä esimiestyö luo olosuhteet myös sille, että työpäivänsä voi organisoida optimaalisesti. 925 Designin toimitusjohtaja Pekka Pohjakallion mukaan nykyisessä ajatustyössä työntekijällä itsellään on kuitenkin vastuu johtaa itseään ja tehdä työnsä fiksuimmalla tavalla. On kyse aikaansaamisen johtamisesta, jossa yksilöllä on iso vastuu.

”Haastatellessamme työntekijöitä kuulemme monesti, että työntekijällä on kehitysehdotus, mutta hän ei ole käynyt esittämässä sitä esimiehelleen. Usein perustelu on se, että ’ei meidän firmassa koskaan ennenkään ole niin tehty’”, Pohjakallio kertoo. ”Vastakysymyksenä heitämme: Mikä on todennäköisyys sille, että pomosi kieltäytyy uudesta toimitavasta, joka tehostaa tekemistä?”

Väsy vähemmän, saa aikaan enemmän

”Vastustin ennen itsekin työviikon suunnittelua. Ajattelin, että se rajoittaa luovuutta”, kertoo Pohjakallio. ”Aloitettuani suunnittelun huomasin, että itse asiassa sopiva määrä suunnittelua vapauttaa kapasiteettia, kun kaikkea ei tarvitse muistaa ja huolehtia samaan aikaan ja erilaisille työtehtäville on niille sopivat raot työpäivässä”, kuvailee Pohjakallio omaa tarinaansa.

Ajatus työn suunnittelun ja työlistasta voi olla ahdistava – tämä kaikki minulta on vielä tekemättä! Pohjakallio huomauttaakin, että suunnitteluun ryhtyminen vaatii usein asennemuutosta. Listan tarkoitus ei ole soimata asioista, jotka ovat tekemättä. Sen tehtävä on muistaa asiat puolestasi, jotta voit keskittyä olennaiseen eli uuden luomiseen.

Mitä yhteistä on elefantilla ja muutospeikolla? Molemmat syödään pala kerrallaan.

”Muutoksen pelko selätetään konkreettisilla uusilla toimintatavoilla, joita otetaan arkeen käyttöön yksi kerrallaan. Muutoksessa on kyse ainoastaan siitä, että tunnistaa nykyiset tavat, jotka eivät toimi, ja muuttaa ne”, Pohjakallio opastaa.

Tämä pätee sekä oman työn organisointiin että koulutuksesta saatujen uusien käytäntöjen ja ideoiden käyttöönottoon. ”Muuttuminen ei ole hanke vaan arkisia valintoja tehdä asiat toisin”, komppaa Vuorimaa.

Minkä asian sinä haluat olevan toisin, kun huomenna tule töihin? Päätä ja muuta se.

Tässä 925 Designin konkreettiset vinkit oman työpäivän suunnitteluun. Testaa itse!

Paljon töitä, päällekkäisiä deadlineja ja akuutit työt ryysivät oikeasti tärkeiden töiden ohi. Miten ottaa haltuun oma työviikko?

1. Varmista 4 hyvää tuntia

Tutkimusten mukaan ihminen pystyy tekemään päivässä laadukkaasti töitä neljä tuntia. Huolehdi siitä, että käytössäsi on nuo kokonaiset neljä tuntia. Hyvä työtunti voi olla esim. itsenäistä työskentelyä tärkeän ison asian kanssa, suunnittelupalaveri tai asiakastapaaminen.

2. Tee aikaansaamisen tavoitteita

Tee lyhytjänteisiä tavoitteita vuositavoitteiden ohessa tai sijaan. Eli konkreettisia asioita, jotka aiot saada aikana työpäivän aikana. Esimerkiksi tänään kirjoitan artikkelin loppuun, kommentoin kollegan suunnitelmaa ja soitan viidelle asiakkaalle. Pienten tavoitteiden kautta saavutat vuositason tavoitteesi.

3. Siirrä päästä paperille, paperilta pois

Juoksevia asioita organisoit parhaiten kahden poiston taktiikalla. Kun tehtävä tulee sinulle, kirjoita se heti ylös. Kun päivässäsi on lyhyitä rakoja esim. ennen palavereita, käytä ne pienten tehtävien työlistan tyhjentämiseen.

4. Suunnittele aikaa suunnittelemattomuudelle

Anna itsellesi aikaa miettimiselle, jonka tavoitteena ei vielä edes ole päästä lopputulokseen. Kun sitten on aika varsinaisesti päättää ja edistää asiaa, sinulla on jo jotain ajatuksia asiasta. Käytä rohkeasti tätä aikaa puuhaamalla jotain muuta kuin istumalla koneen ääressä työtuolillasi.